Wat is een mantelovereenkomst?

Indien partijen met elkaar een langdurige samenwerking wensen aan te gaan, dan kunnen partijen hun afspraken vastleggen in een mantelovereenkomst. Een mantelovereenkomst wordt ook wel een raamovereenkomst genoemd. Een mantelovereenkomst kan betrekking hebben op verschillende soorten samenwerkingsverbanden. Zo kunnen een softwareontwikkelingsbedrijf en een opdrachtgever een mantelovereenkomst met elkaar aangaan, maar ook een consultancy bedrijf en een zzp’er. Heeft de mantelovereenkomst betrekking op het inkopen van een of meerdere producten, dan spreekt men ook wel van een inkoopcontract.

Mantelovereenkomst nodig? Ga naar Mantelovereenkomst opstellen voor meer informatie over het laten opstellen van een maatwerk mantelovereenkomst.

Mantelovereenkomst bevat algemene afspraken

De mantelovereenkomst bevat de algemene afspraken van de samenwerkingspartijen. De inhoud van de mantelovereenkomst is o.a. afhankelijk van het soort opdrachten dat wordt verleend of het soort producten dat wordt besteld gedurende de samenwerking van partijen. Bepalingen die in een mantelovereenkomst kunnen staan zijn:

• De verantwoordelijkheden en verplichtingen van partijen;
• De looptijd van de mantelovereenkomst;
• Op welke wijze(n) opdrachten verleend worden of orders geplaatst worden;
• De facturatie- en betalingsafspraken;
• Indien van toepassing, afspraken over intellectuele eigendomsrechten;
• Geheimhouding;
• Eventueel een relatiebeding;
• Gevolgen van de beëindiging van de mantelovereenkomst.

Bijlages toevoegen aan de mantelovereenkomst

Aan de mantelovereenkomst kunnen bijlages worden toegevoegd, zoals een prijslijst of tarievenlijst, voorbeeld van een werkopdracht of algemene voorwaarden en/of inkoopvoorwaarden. Worden in het kader van de mantelovereenkomst persoonsgegevens verwerkt in de zin van de AVG, dan kan een verwerkersovereenkomst als bijlage aan de mantelovereenkomst worden toegevoegd.

Specifieke afspraken bij de opdrachtverlening of bestelling

De specifieke afspraken, zoals een omschrijving van de werkzaamheden of de producten, komen partijen overeen bij het verlenen van de opdracht resp. het plaatsen van de bestelling. Een opdracht of inkooporder in het kader van een mantelovereenkomst hoeft overigens niet telkens een schriftelijke overeenkomst te zijn. Opdrachten of inkooporders kunnen telefonisch of via de e-mail tot stand komen.

Looptijd van de mantelovereenkomst

In de mantelovereenkomst kan een begin- en een einddatum worden opgenomen of de overeenkomst kan voor onbepaalde tijd worden aangegaan. Partijen kunnen afspraken maken over het evalueren van de samenwerking en dat aan de hand daarvan de voorwaarden van de verlenging van de mantelovereenkomst worden afgesproken. Het contract kan ook eindigen doordat er geen opdrachten meer verleend worden of er geen orders meer geplaatst worden.

Afwijken van de mantelovereenkomst

Indien u bij het verlenen van een bepaalde opdracht of het plaatsen van een bepaalde order wilt afwijken van de afspraken in de mantelovereenkomst, dan is dat zeker mogelijk. Verstandig is om deze afwijkende afspraken schriftelijk of via de e-mail overeen te komen. Het is niet noodzakelijk de mantelovereenkomst bij afwijkende afspraken iedere keer aan te passen.

Rangorde opnemen in de mantelovereenkomst

In een mantelovereenkomst wordt over het algemeen opgenomen dat de afspraken bij de opdracht of order prevaleren boven de afspraken in de mantelovereenkomst. Bij het bepalen van de rangorde kunnen ook de algemene voorwaarden en/of inkoopvoorwaarden of overige bijlages van de mantelovereenkomst worden meegenomen.

Doel en voordeel van een mantelovereenkomst

Het doel van een mantelovereenkomst is om goede afspraken overeen te komen voor een langere termijn. Dit houdt in de praktijk in dat als een opdracht wordt verleend of een order wordt geplaatst, de afspraken gelden die zijn opgenomen in de mantelovereenkomst. Het voordeel is dat u niet steeds bij iedere opdrachtverlening of bij iedere order de algemene afspraken opnieuw hoeft vast te leggen.

Mantelovereenkomst & algemene voorwaarden

Op de mantelovereenkomst kan de opdrachtnemer of de leverancier zijn algemene voorwaarden van toepassing verklaren. De algemene voorwaarden zullen dan als bijlage bij de mantelovereenkomst gevoegd worden. Door de algemene voorwaarden op de juiste wijze van toepassing te verklaren, gelden de algemene voorwaarden ook voor de toekomstige opdrachten of orders.

Mantelovereenkomst & inkoopvoorwaarden

De partij die werkzaamheden en/of producten inkoopt kan op de mantelovereenkomst zijn inkoopvoorwaarden van toepassing verklaren. Inkoopvoorwaarden zijn voor een groot deel het spiegelbeeld van algemene voorwaarden. Beschikken beide partijen over voorwaarden die zij willen laten gelden voor de mantelovereenkomst, dan is er sprake van een battle of forms.