De inhoud van een geheimhoudingsverklaring

In een geheimhoudingsverklaring staan de afspraken die partijen met elkaar maken i.v.m. informatie die geheim moet blijven, zie ook Wat is een geheimhoudingsverklaring? Vertrouwelijke informatie kan bijvoorbeeld zijn een concept, (product)idee, prijzen, technische specificaties of boekhouding. Heeft u een geheimhoudingsverklaring nodig, zie Geheimhoudingsverklaring opstellen.

De inhoud van een geheimhoudingsverklaring is o.a. afhankelijk van het soort informatie dat geheim moet blijven en van de relatie die de verstrekkende partij en de ontvangende partij met elkaar hebben. Hieronder zijn onderwerpen omschreven die in een geheimhoudingsverklaring (kunnen) worden opgenomen.

1. Relatie tussen partijen

In de geheimhoudingsverklaring wordt opgenomen welke relatie partijen met elkaar hebben. Partijen die een geheimhoudingsverklaring met elkaar aangaan kunnen o.a. zijn opdrachtgever – opdrachtnemer, eigenaar van (product)idee – investeerder, werkgever – werknemer of verkoper – afnemer.

2. Reden van verstrekken vertrouwelijke informatie

Waarom de vertrouwelijke informatie verstrekt wordt, staat in de geheimhoudingsverklaring. Deze reden hangt ook weer samen met de relatie tussen partijen die de geheimhoudingsverklaring aangaan. Een reden kan zijn om te beoordelen of de ontvangende partij een overeenkomst met de verstrekkende partij wenst aan te gaan. De geheimhoudingsverklaring wordt dan aangegaan voorafgaand aan onderhandelingen.

3. Omschrijving van vertrouwelijke informatie

In de geheimhoudingsverklaring staat een omschrijving van de informatie die vertrouwelijk dient te blijven. Dit kan een uitgebreide omschrijving zijn of zeer specifiek als het alleen gaat om een (product)idee en/of technische specificaties.

LET OP: De informatie zelf, die vertrouwelijk dient te blijven, zoals het idee of de prijzen, staat niet in de geheimhoudingsverklaring. Door deze wel in de geheimhoudingsverklaring op te nemen is het mogelijk dat de ontvangende partij de geheime informatie onder ogen krijgt, maar niet de geheimhoudingsverklaring ondertekent waardoor hij niet gebonden is aan de geheimhoudingsverklaring. Eventueel kan in de geheimhoudingsverklaring worden opgenomen wanneer en/of op welke wijze(n) de geheime informatie aan de ontvangende partij wordt verstrekt.

4. Gebruik van vertrouwelijke informatie

De ontvangende partij mag de vertrouwelijke informatie niet aan derden verstrekken of openbaar maken. In de geheimhoudingsverklaring staat waarvoor de ontvangende partij de vertrouwelijke informatie wel mag gebruiken.

5. Geheimhoudingsplicht opleggen aan medewerkers

Indien in de geheimhoudingsverklaring staat dat de ontvangende partij vertrouwelijke gegevens aan medewerkers of inschakelde derden mag verstrekken, dan dienen ook de voorwaarden te worden opgenomen waaronder dit is toegestaan. In de geheimhoudingsverklaring zal dan o.a. worden opgenomen dat de ontvangende partij verplicht is geheimhoudingsovereenkomsten aan te gaan met partijen aan wie hij de vertrouwelijke informatie verstrekt.

6. Wanneer informatie niet meer vertrouwelijk is

In de geheimhoudingsverklaring staat wanneer informatie niet meer vertrouwelijk is. Bijvoorbeeld op het moment dat de informatie openbaar is gemaakt door de verstrekkende partij.

7. Looptijd van de geheimhoudingsverklaring

Een geheimhoudingsverklaring kent 2 looptijden. De periode waarin de vertrouwelijke informatie aan de ontvangende partij wordt verstrekt en de periode dat de vertrouwelijke informatie geheim dient te blijven. Deze tweede periode kan dus doorlopen na het einde van de geheimhoudingsverklaring.

8. Boetebeding & ontbinding

Het is gebruikelijk in de geheimhoudingsverklaring op te nemen dat de ontvangende partij een boete dient te betalen als hij in strijd heeft gehandeld met de geheimhoudingsverklaring. Het is verstandig aan de geheimhoudingsverklaring toe te voegen dat i.p.v. het boetebedrag een schadevergoeding gevorderd kan worden.

Ander gevolg van het in strijd handelen van de geheimhoudingsverklaring kan zijn dat een overeenkomst ontbonden wordt, indien de geheimhoudingsverklaring onderdeel uitmaakt van een overeenkomst, zoals van een arbeidscontract, opdrachtovereenkomst of samenwerkingsovereenkomst.