Raamovereenkomst wat moet er in staan?

Laat ik voorop stellen: Niks moet, (bijna) alles mag. De raamovereenkomst is niet opgenomen in de wet. Partijen bij een raamovereenkomst zijn vrij om af te spreken wat zij willen. Bij het opstellen van een raamovereenkomst is men wel gebonden aan de algemene regels van het contractenrecht. Willen partijen voor een langere periode zaken met elkaar doen, dan kunnen zij i.v.m. de samenwerking een raamovereenkomst aangaan.

Raamovereenkomst nodig? Wij stellen stellen maatwerk raamovereenkomsten opstellen.

Algemene afspraken in raamcontract

In de raamovereenkomst staan algemene afspraken. Zodra een bestelling is geplaatst of een opdracht is verleend gedurende de samenwerking, gelden de afspraken die in de raamovereenkomst staan. De afspraken in de raamovereenkomst zijn afhankelijk van het soort samenwerking waarop de raamovereenkomst betrekking heeft. Iedere samenwerking is anders, dus ook de inhoud van iedere raamovereenkomst is anders. Ik kan u niet vertellen “Dit staat altijd in een raamovereenkomst: ……..“. Hieronder een uiteenzetting van bepalingen die vaak in een raamovereenkomst voorkomen. Deze opsomming is zeker niet limitatief.

1. Definities die worden gebruikt in de raamovereenkomst

Door in de raamovereenkomst definities op te nemen, wordt duidelijk wat precies bedoeld wordt met een woord. Ik neem de definities altijd op aan het begin van de raamovereenkomst in een apart artikel of in de considerans (de inleiding van de raamovereenkomst), afhankelijk van hoeveel definities ik opneem.

2. Het verlenen van opdrachten binnen het raamcontract

Gedurende de raamovereenkomst worden door de opdrachtgever opdrachten aan de opdrachtnemer verleend. Ik spreek in dit artikel over “opdrachten”, maar in het kader van een raamovereenkomst kunnen ook bestellingen worden geplaatst. Hoe de opdrachten verleend kunnen worden, staat in het raamcontract. Daarbij kan vermeld worden binnen welke termijn de opdrachtnemer aan de opdrachtgever moet laten weten of hij de opdracht aanvaardt.

3. Uitvoering van de opdrachten die voortvloeien uit de raamovereenkomst

In de raamovereenkomst wordt het specialisme van de opdrachtnemer omschreven en staat wat voor een soort werkzaamheden de opdrachtnemer voor de opdrachtgever zal gaan uitvoeren. Op het moment dat de opdracht wordt verleend, kunnen concrete afspraken worden gemaakt over de uit te voeren werkzaamheden. Een opsomming van de verplichtingen van de opdrachtnemer bij het uitvoeren van de opdrachten staat in de raamovereenkomst. Voorbeeld: Het correct en tijdig uitvoeren van de opdrachten en dat de opdrachtnemer de opdrachtgever ervan op de hoogte dient te stellen indien de uitvoering vertraagd wordt. Ook kan worden afgesproken over welke diploma’s of certificaten de opdrachtnemer dient te beschikken.

Opdrachtnemer is zzp’er

LET OP: De instructiebevoegdheid van de opdrachtgever dient niet dermate ver te gaan, dat de samenwerking wordt gezien als een fictief dienstverband. Dat risico bestaat als de opdrachtnemer een zzp’er is. Ter voorkoming van een fictief dienstverband is het o.a. belangrijk op te nemen dat de opdrachtnemer de werkzaamheden geheel zelfstandig uitvoert.

4. Vergoeding of (uur)tarieven in het raamcontract

In de raamovereenkomst kan worden opgenomen welke vergoeding de opdrachtnemer voor het uitvoeren van een opdracht ontvangt, maar het is ook mogelijk om de hoogte van de vergoeding bij de opdrachtverlening overeen te komen. Indien in het kader van de raamovereenkomst door de opdrachtgever personen bij de opdrachtnemer worden ingehuurd met verschillende functies, dan kunnen de (uur)tarieven per functie in de raamovereenkomst opgenomen worden. Het is ook mogelijkheid te verwijzen naar een bijlage met vergoedingen en tarieven.

5. Facturatie- en betalingsafspraken

Indien op de raamovereenkomst de algemene voorwaarden van de opdrachtnemer van toepassing worden verklaard en de daarin opgenomen facturatie- en betalingsafspraken gelijk zijn aan de afspraken i.v.m. de samenwerking, dan is het niet nodig om deze afspraken in de raamovereenkomst op te nemen, maar het mag natuurlijk wel. De meest voorkomende betalingstermijnen zijn 14 of 30 dagen. Is de opdrachtgever een overheidsinstantie, dan zal de betalingstermijn vaak langer zijn.

6. Opdrachtnemer ontvangt vertrouwelijke informatie

Indien de opdrachtnemer vertrouwelijke en/of concurrentiegevoelige informatie ontvangt van de opdrachtgever en/of van zijn klanten, dan kunnen in de raamovereenkomst geheimhoudingsplichten worden opgenomen. Zie ook: De inhoud van een geheimhoudingsverklaring. Schending van de geheimhoudingsplichten kan ertoe leiden dat de raamovereenkomst wordt ontbonden en/of dat de opdrachtnemer een boete dient te betalen.

7. Aansprakelijkheidsverzekering

De opdrachtnemer kan in de raamovereenkomst verplicht worden een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Heeft de opdrachtgever schade geleden door een handelen en/of nalaten van de opdrachtnemer en de verzekeraar van de opdrachtnemer keert uit, dan kan de opdrachtnemer daarmee de schadevergoeding aan de opdrachtgever betalen.

8. Wijzigen van de raamovereenkomst

Een samenwerking is dynamisch. Gemaakte afspraken in een raamcontract kunnen na verloop van tijd achterhaald zijn. In de raamovereenkomst staat hoe de overeenkomst gewijzigd kan worden. Gewijzigde afspraken kunnen via de e-mail tot stand komen. Maar er kan ook afgesproken dat wijzigingen op de raamovereenkomst enkel kan kracht zijn indien beide partijen een document ondertekenen waarin de wijzigingen zijn opgenomen.

9. Voorwaarden van toepassing verklaren op raamcontract

De opdrachtnemer kan zijn algemene voorwaarden op de raamovereenkomst van toepassing verklaren. Het wordt interessant als de opdrachtgever aan de andere kant van de tafel met zijn inkoopvoorwaarden zwaait. Hanteren beide partijen voorwaarden, dan geldt de first shot-rule. De voorwaarden van de partij die het eerst “schiet” met zijn voorwaarden gelden, tenzij de wederpartij deze voorwaarden uitdrukkelijk afwijst. Zijn zowel de algemene voorwaarden van de opdrachtnemer als de inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever op de raamovereenkomst van toepassing, dan is het verstandig in de raamovereenkomst de rangorde van de voorwaarden op te nemen voor het geval de twee voorwaarden tegenstrijdige bepalingen bevatten.

9. Opdrachtnemer is verwerker in de zin van de AVG

Verwerkt de opdrachtnemer in opdracht van de opdrachtgever persoonsgegevens in de zin van de AVG, dan dienen de afspraken i.v.m. deze verwerking te worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. De verwerkersovereenkomst kan als bijlage bij het raamcontract gevoegd worden.